Как составить политику конфиденциальности для сайта: разделы и чек-лист

Нередко владельцы интернет-магазинов берут политику конфиденциальности с чужого ресурса: в ней может оказаться пункт про обработку биометрических данных, хотя на сайте есть только форма заказа с полем имени и телефона.

Документ на шесть страниц, который описывает данные, которых у владельца нет, и молчит про те, что реально собирает счётчик аналитики.

Таких политик я пересмотрела немало за годы аудита, и почти всегда проблема одна: текст писали до того, как посмотрели на сайт.

Составить политику конфиденциальности для сайта умеют немногие, а ищут её часто: материалы по этому запросу регулярно ищут и читают владельцы сайтов. Спрос устойчивый, потому что документ нужен почти каждому сайту, а понятного алгоритма нигде нет.

Что должна закрывать политика

Политика конфиденциальности это публичный документ, в котором оператор персональных данных описывает, какие данные он собирает, с какими целями, на каком основании, как их хранит и как человек может ими распорядиться.

Требование к такому документу и к самому статусу оператора задаёт портал Роскомнадзора по персональным данным, где собраны и текст 152-ФЗ, и разъяснения по обязанностям операторов.

Если на сайте есть хотя бы одна форма, куда человек вписывает имя или телефон, сайт уже обрабатывает персональные данные, и политика должна существовать.

Важно понимать границы документа. Политика описывает работу с данными, а правила использования самого сайта, права на контент и ответственность сторон живут в пользовательском соглашении. Смешивать их в одном файле можно, но разделы при этом остаются разными, и проверяющий смотрит на них под разными углами.

Порядок работы: от данных к тексту

Правильная последовательность обратна той, которую применяют большинство: сначала составляется список собираемых данных, и только потом пишется текст.

Пройдите по сайту как посетитель и зафиксируйте каждую точку ввода: форма заявки, подписка, комментарии, корзина, файлы cookie и счётчики аналитики, которые тоже собирают обезличенные данные о поведении.

Для каждой точки запишите, какие поля там заполняются и зачем вам каждая из них.

Дальше каждой группе данных назначается основание обработки. Для формы заказа это обычно исполнение договора, для рассылки нужно согласие, зафиксированное до момента сбора, а для аналитики достаточно законного интереса с описанием в политике.

Когда эта таблица готова, текст политики почти пишет сам, потому что каждый раздел наполняется конкретикой из вашего списка.

Текст без инвентаризации данных фиктивен: он описывает чужой сайт.

Разделы, без которых документ не работает

Первый раздел это общие положения: кто оператор, на какой закон он опирается, на кого распространяется документ.

Второй описывает состав данных и цели, и здесь конкретика решает: вместо абстрактного "мы обрабатываем персональные данные" пишите, что собираете имя, телефон и адрес доставки для исполнения заказа.

Третий раздел закрепляет правовые основания, четвёртый описывает условия передачи третьим лицам: CRM, рассылочный сервис, платёжный шлюз, каждый со ссылкой на его политику.

Дальше идут сроки и условия хранения, меры защиты и блок с правами субъекта: как отозвать согласие, как запросить удаление, куда писать и в какой срок вы ответите. Отдельно фиксируйте работу с cookie, потому что именно этот блок чаще всего расходится с реальностью, когда счётчиков на сайте пять, а в политике упомянут один.

Дальше идут сроки и условия хранения, меры защиты и блок с правами субъекта: как отозвать согласие, как запросить удаление, куда писать и в какой срок вы ответите. Отдельно фиксируйте работу с cookie, потому что именно этот блок чаще всего расходится с реальностью, когда счётчиков на сайте пять, а в политике упомянут один.

Для любых данных, собираемых через сайт, требуется как предварительное уведомление Роскомнадзора, так и оформленное согласие рядом с формой.

Оператор обязан направить уведомление в Роскомнадзор до начала любой автоматизированной обработки, и политика со ссылкой на это уведомление снимает вопросы проверяющих.

При передаче базы третьим лицам условия передачи фиксируются отдельным пунктом, потому что молчание документа о фактической передаче данных расценивается как нарушение.

Ошибки, которые я вижу постоянно

Первая и главная: чужой шаблон без правок, в котором перечислены данные, которых сайт не собирает, и пропущены те, что собирает. Вторая: ссылка на политику спрятана в подвале, а у форм её нет, из-за чего согласие нельзя считать информированным.

Третья ошибка тихая, но дорогая: в документе нет процедуры отзыва согласия, хотя право на такой отзыв у человека есть по закону, и вы обязаны описать, куда писать и в какой срок ответите.

Четвёртая ошибка тихая, но дорогая: политика написана один раз и никогда не обновляется, хотя сайт живёт, формы меняются, подключаются новые сервисы, и через полгода документ снова описывает прошлую версию сайта. Документ стоит пересматривать при каждом изменении набора данных, это правило я держу в чек-листе отдельным пунктом.

Чек-лист разделов политики

Этот чек-лист можно пройти за один вечер: откройте свой сайт в соседней вкладке и отмечайте пункты по мере проверки. Если по какому-то пункту нечего ответить, это и есть дыра, которую увидит проверяющий раньше вас.

1. Общие положения: полное наименование оператора, адрес, ссылка на 152-ФЗ, территория действия документа.
2. Состав данных: перечислены все поля всех форм сайта, включая файлы cookie и данные счётчиков аналитики.
3. Цели обработки: у каждой группы данных указана конкретная цель, без формулировок вида "и другие цели".
4. Основания: для каждой цели названо основание из закона: договор, согласие, законный интерес.
5. Согласие: описано, как и когда оно получается, есть чекбокс или ссылка рядом с каждой формой.
6. Третьи лица: перечислены CRM, рассылочные сервисы и платёжные шлюзы, каждому дана ссылка на его политику.
7. Сроки хранения: указано, сколько хранится каждая группа данных и что происходит по истечении срока.
8. Меры защиты: описано, как данные защищаются от доступа посторонних, включая доступ сотрудников.
9. Права субъекта: как отозвать согласие, запросить или удалить данные, контакт и срок ответа.
10. Cookie: перечислены все используемые счётчики и куки, объяснено, как их отключить.
11. Публикация: политика доступна с главной страницы или из подвала, ссылка стоит у каждой формы сбора данных.
12. Актуальность: в документе стоит дата последнего обновления, и она сверена с текущим набором форм сайта.

Пройти чек-лист по чужому сайту и получить список правок можно быстрее, чем мы делаем это на проектах для компаний, которым нужна уверенность в документах.

Вопросы и ответы

политика конфиденциальности для сайта обязательна?

Да, если сайт собирает персональные данные, а это почти любой сайт с формой заявки или подписки. Федеральный закон 152-ФЗ требует от оператора опубликовать документ, описывающий, какие данные обрабатываются, с какой целью и на каком основании.

чем отличается политика конфиденциальности от пользовательского соглашения?

Политика описывает работу с персональными данными: что собираете, зачем, как храните и как человек может отозвать согласие. Пользовательское соглашение регулирует использование самого сайта: правила поведения, права на контент, ответственность сторон, и один документ другой не заменяет.

можно ли взять готовый шаблон политики?

Шаблон допустим как каркас, но без правок он приносит вред: в нём перечислены данные, которые вы не собираете, и пропущены те, что собираете. Проверяющий и клиент сравнивают текст с реальными формами сайта, и расхождение видно сразу.

где размещать политику на сайте?

Отдельной страницей, доступной из подвала или с главной, плюс ссылка или чекбокс рядом с каждой формой, где человек оставляет данные. Если ссылка есть только в подвале, а у форм её нет, согласие нельзя считать информированным.

Что проверить уже сегодня

Откройте свой сайт в режиме инкогнито и пройдите путь клиента от главной страницы до отправки любой формы, фиксируя каждое поле, которое вы готовы заполнить своими данными.

Сверьте полученный список с текстом вашей текущей политики: каждое расхождение в любую сторону это пункт доработки. И проверьте ссылку на политику рядом с каждой формой, потому что именно это место смотрят и клиенты, и проверяющие первыми.

Сколько пунктов из двенадцати закрыл ваш сайт по честному подсчёту?

Новые разборы выходят в моём канале: t.me/promaren.